¿Qué es exactamente profesionalizar la empresa?
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Ordenar es lo primero
Llega un momento en el ciclo de vida de toda empresa en que los sistemas y métodos de trabajo, que en un principio funcionaban medianamente bien, dejan de ser efectivos. Lo mismo que llevó a la empresa a crecer y prosperar se transforma en un dolor de cabeza, y el fundador siente que necesita profesionalizar su empresa; siente que necesita “ordenar la casa”. Las cosas ya no funcionan como antes y algo pasa que hace que el fundador se enfrente a varias interrogantes: ¿Qué estoy haciendo mal? ¿Por qué siguen y siguen apareciendo problemas? ¿Por qué se me hace tan difícil administrar esta compañía ahora? ¿Qué debo hacer para administrarla de una forma eficiente?
Encontrar la solución ayudará
Los síntomas de dicha sensación se manifiestan de las más diversas formas: desorden administrativo, caída en los ingresos, pérdida de resultado, problemas de servicio que resulten – por ejemplo – en la fuga de un cliente importante, aumento de costos y/o del gasto, ineficiencia operacional, imposibilidad de crecer, de producir más o de entregar el servicio en tiempo y forma, pérdida de participación de mercado frente a la competencia, etc. Y en el caso de las empresas familiares, estos síntomas aparecen además en forma de conflictos y discrepancias entre los miembros de la familia, que en oportunidades incluso puede producir profundas crisis familiares.
Dependiendo de la naturaleza del negocio y de los dolores particulares de cada empresa, los intentos más típicos de encontrar una solución a estas problemáticas suelen ser la intención de implementar un ERP, un CRM o softwares de Inteligencia de Negocios, de contratar una asesoría para obtener una certificación (ISO u otra), de incorporar Gerentes profesionales en posiciones clave (finanzas, operaciones o ventas), e incluso contratar a un Gerente General externo.
Si bien, todas las iniciativas anteriores apuntan en la dirección correcta, no resuelven el problema de fondo. Y en el último ejemplo (de contratar un gerente general externo) puede llegar a ser muy contraproducente.
¿Pero por qué lo que antes funcionaba ahora no funciona?
Esto sucede por la sencilla razón de que las empresas tienen ciclos, y en las fases tempranas – como emprendimiento y crecimiento – los factores más típicos de éxito suelen ser la visión y el empuje del fundador. Si has emprendido alguna vez, seguramente concuerdes conmigo en que el fundador está literalmente en todo: vende, compra, paga, cobra, produce, lleva las cuentas, etc.
Pero una vez que la empresa ha crecido y ha alcanzado cierto tamaño, la complejidad del sistema aumenta de forma exponencial dejando a la administración en serios apuros: primero porque la organización no está diseñada para tener ese tamaño, y segundo porque no cuenta con una visión ni un plan – de mediano o largo plazo – para gestionar las nuevas problemáticas.
¿Entonces, qué se puede hacer?
En este punto se hace necesario adoptar las estructuras, el gobierno, los sistemas y los procesos que se usan en las empresas modernas. Por supuesto que se debe adaptar a la realidad y necesidades de cada empresa; no es el objetivo copiar a priori la estructura de una compañía multinacional, pero sí de implementar aquellas partes o componentes que sean un aporte al negocio. Y para esto, se necesita un plan estratégico.
De la misma forma, el fundador debe adquirir habilidades y desarrollar actividades que antes no eran necesarias, pero que en este nuevo contexto son vitales, como: formalizar la estrategia para que sea sostenible y transmitirla al equipo, delegar y entregar mayor autonomía, y por supuesto establecer los indicadores clave para medir resultados y tomar las mejores decisiones.
Eso es lo que se entiende por “profesionalizar” la Empresa.
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